Journal og faktura flyt

Journal og faktura flyten viser hvordan en vanlig konsultasjon kan gå fra avtale til dokumentasjon og videre til fakturagrunnlag uten at behandleren må gjenta samme informasjon flere steder.

For små klinikker er dette ofte en større gevinst enn én isolert funksjon. Når journal og faktura henger bedre sammen, blir det enklere å se hva som er gjort, hva som må følges opp og hva som skal videre i økonomiflyten.

Hva flyten bør løse

En god klinikkflyt må starte nær pasienten. Behandleren bør kunne åpne riktig pasient fra avtalen, skrive konsultasjonsnotat mens konteksten er fersk, knytte vedlegg til riktig journal og la fakturagrunnlaget følge hendelsen videre.

Notl er journalproduktet i denne flyten. Fakturadelen er drevet av REAI, slik at klinikken kan redusere dobbeltarbeid uten at journalen blir et tungt økonomisystem. Klinikken kan lese mer om fakturaflyten i ReAI når den skal avklare krav til fakturagrunnlag, utsending og oppfølging.

Bruk flyten som demo-manus

Ta med flyten når dere vurderer nytt journalsystem. Be om å få se hvordan en reell konsultasjon håndteres fra timebok til journalnotat og faktura. Det gir et mer nyttig bilde enn en generell gjennomgang av funksjoner.

Les også om journal og faktura , journal og kalender og fakturering for terapeuter hvis klinikken vil samle mer av administrasjonen rundt pasientbesøket.

Der kvaliteten vanligvis svikter

For Journal og faktura flyt er hovedrisikoen at fritekst, lokale filer og brede tilganger gjør det vanskelig å finne riktig informasjon eller kontrollere hvem som har sett den. Se hvordan avtale, journalnotat, dokumentasjon, oppfølging og fakturagrunnlag kan henge sammen i en tydeligere klinikkflyt. Derfor bør forbedringen starte ved det første punktet der opplysningene blir usikre, ikke ved den siste rapporten der feilen blir oppdaget.

Bygg den minste brukbare rutinen

• Definer hvem blant behandleren, klinikkeieren og personell med et dokumentert tjenstlig behov som eier saken.
• Samle bare grunnlaget som er nødvendig: pasient, tidspunkt, behandler, observasjon, vurdering, tiltak, plan, retting og avslutning.
• Beskriv ett stoppunkt for manglende eller motstridende opplysninger.
• Avtal hvem som kan ta stilling til hvem som trenger tilgang til hvilke opplysninger, hvordan en retting utføres og hva som skal følges opp ved neste kontakt.
• Lukk saken først når resultatet vises riktig videre i avtale, identitetskontroll, konsultasjon, journalføring, oppfølging og eventuelt fakturagrunnlag.

Rutinen bør prøves på 12 saker før den gjøres større. Et nytt felt eller en ekstra godkjenning er bare nyttig hvis det forebygger et konkret avvik. Ellers flyttes tiden fra problemløsning til administrasjon uten at kvaliteten øker.

Prøv rutinen på et vanskelig eksempel

Bruk følgende hendelse: en konsultasjon der behandleren må ferdigstille notatet, bestille oppfølging og rette en feil uten å overskrive historikken. Skriv ned hvor teamet mangler fakta, hvor to personer kan tolke situasjonen ulikt, og hvilken dokumentasjon som avgjør veien videre. For Journal og faktura flyt bør denne øvelsen ende i én forklarbar beslutning, ikke flere parallelle versjoner av saken.

Etter 32 dager bør ledelsen se på notater ferdigstilt samme dag, åpne oppgaver, feilrettinger, tilgangsavvik og tid fra konsultasjon til fakturagrunnlag. Dersom samme feil oppstår igjen, må årsaken undersøkes ved kilden. Dersom feilen forsvinner, men tidsbruken øker kraftig, bør kontrollen forenkles uten å fjerne sporbarheten.

Et journalsystem må vurderes sammen med virksomhetens behandlingsansvar, tilgangsstyring, logging, risikovurdering og øvrige plikter; Notl skal ikke omtales som godkjent eller sertifisert uten dokumentasjon.

Spørsmål til neste arbeidsmøte

1. Grunnlaget: Hvilke deler av pasient, tidspunkt, behandler, observasjon, vurdering, tiltak, plan, retting og avslutning påvirker konklusjonen om Journal og faktura flyt, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
2. Avviket: I situasjonen der en konsultasjon der behandleren må ferdigstille notatet, bestille oppfølging og rette en feil uten å overskrive historikken, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
3. Beslutningen: Hvem blant behandleren, klinikkeieren og personell med et dokumentert tjenstlig behov kan avgjøre hvem som trenger tilgang til hvilke opplysninger, hvordan en retting utføres og hva som skal følges opp ved neste kontakt, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
4. Effekten: Hvilke to mål fra notater ferdigstilt samme dag, åpne oppgaver, feilrettinger, tilgangsavvik og tid fra konsultasjon til fakturagrunnlag gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Journal og faktura flyt er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
5. Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Journal og faktura flyt oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Journal og faktura flyt i sin egen situasjon, kan den melde interesse for Notl .

Et naturlig neste tema etter Journal og faktura flyt er Bytte journalsystem sjekkliste , med flere praktiske kontrollpunkter.

Et naturlig neste tema etter Journal og faktura flyt er Journalnotat tidskalkulator , med flere praktiske kontrollpunkter.